Как планировать свой день чтобы все успевать. Как планировать свой день, чтобы все успевать: эффективные методы, цели, отзывы. План-оригами от А. Парабеллума

Здравствуйте, дорогие читатели! Помните, какие цели ставили себе в прошлом году? Выучить английский, похудеть? У вас был план регулярно заниматься спортом? Или, может быть, вы хотели изменить свою работу и заработать больше?

Такие дерзкие цели мы ставим себе в начале года, но, как правило, через 2-3 месяца забываем про них. Почему это происходит?

Причина заключается не в отсутствии сильной воли, а в том, как мы ставим конкретные цели и что делаем для их достижения.

Вот несколько советов, как правильно планировать и достигнуть своих целей в 2018 году.

С чего начать

Если вы не знаете, как правильно планировать свои цели, выпишите все соответствующие сферы жизни и подумайте о том, чего вы хотели бы достичь в этих областях. Вот несколько вариантов, чтобы вам было легче начать:

Карьера — где вы хотите работать и в какой должности? Вы хотите продвигаться по карьерной лестнице, получить высокую должность? Или, может быть, вы хотите начать свой собственный бизнес? Что вам нужно узнать, какие навыки приобрести для достижения этого?

Семья — Вы уделяете достаточно времени вашей семье? Вы хороший родитель? Или, может быть, вы только планируете создать семью, и должны подготовиться к этому событию?

Финансы — сколько вы хотите заработать и как? Рассматриваете ли вы дополнительные источники дохода? Как вы хотите использовать дополнительные деньги? Как вы хотите улучшить финансовое будущее?

Здоровье — Вы хотите изменить свои привычки питания к более здоровым? Вы планируете регулярно заниматься спортом? Какой образ жизни вы хотите вести?

Образование — Что вы хотите узнать? Какие компетенции нужно развивать в себе? Может быть, дополнительный язык или заочное обучение?

Сохраните на листе 2,3 цели из каждой области. Затем выберите те, которые наиболее важны для вас, что вам больше всего нравится, и планируйте их выполнение.

Какими должны быть цели

Половина успехов в достижении цели – это их правильное обозначение.

Брайн Трейси, мировой эксперт по личной эффективности, консультант по менеджменту, писатель, оратор, сравнивает цель с механизмом самонаведения ракеты. Когда у ракеты нет цели — она стоит на месте. Однако, когда вводятся точные параметры цели, она поднимается в воздух и летит до тех пор, пока не попадет в указанное место. Так же происходит и в нашей жизни: когда у нас есть четкое представление о том, чего мы хотим достичь и как правильно планировать все дела, гораздо легче работать и упорствовать в этом.

Цели должны быть простыми, понятными для вас и конкретными. Они должны быть измеримыми, реальными, достижимыми и своевременными.

Запишите все цели и мечты

Давайте остановимся на том, как правильно планировать свой год, чтобы задуманное свершилось.

Запишите все свои мечты и цели, которые хотите достичь в этом году или в ближайшем будущем на бумаге. Как это сделать лучше, . Это освободит голову от разных мыслей, вопросов, идей и поможет взглянуть на свои цели реалистичнее. Теперь оцените, насколько это важно для жизни и что даст в итоге. Обозначьте даты и сроки их выполнения. Занесите в годовой план все значимые события, которые планируются в семье, на службе, в образовании и прочих сферах жизни. После анализа вы получите долгосрочные планы.

Долгосрочные цели сложны в выполнении, потому что жизнь полна непредвиденных ситуаций, которые могут перевернуть планы на выполнение мечты вверх ногами. Вот почему вы всегда должны, как минимум один раз в месяц, просматривать список, который составили, чтобы дополнять его или корректировать.

Медитация «ФОКУС» . Медитация для хирургически точной фокусировки на целях,чтобы забыть о прерываниях и откладывании >>> ПОЛУЧИТЬ

Делим большое на малое

Цели поставлены, вектор жизни задан годовыми планами. Теперь нужно приступать к их претворению в жизнь. Делим долгосрочные планы на их реализацию помесячно. Как правильно планировать на месяц свои цели? Планы на месяц нужно писать в последние дни предыдущего месяца. Обозначьте свои задачи конкретно, с указанием дат начала и выполнения. Обязательно спланируйте, чем будете заниматься в выходные. Распланируйте, на какой именно неделе месяца, чем хотите заниматься.

Планы на неделю постарайтесь составить в воскресенье вечером или в понедельник утром.

То, что записано в вашем еженедельнике, должно приближать вас к тем целям, которые есть в годичном плане. Поэтому смело вычеркивайте из недельного плана все то, что не принесет вам никакой пользы.

Запланируйте время на непредвиденные или срочные дела.

Ну и наконец, как правильно планировать свой рабочий день. Лучше всего это делать с вечера, тогда утром вы без суеты займетесь выполнением намеченного.

Вносите в список все дела, включая и те, что касаются семьи. Затем нужно расположить их по приоритетам и сгруппировать по важности, срочности, длительности. Выбирайте для выполнения не более 5-7 задач. Это будет реально и не вызовет у вас разочарования и стресса в случае их незавершенности. Распишите день по часам, не забывайте оставить время на отдых и прием пищи.

Здесь стоит применить правило 70/30.

Никогда не планируйте более 70% общего рабочего времени. Что-то неожиданное всегда может случиться. Планирование всего до минуты — только источник стресса и ненужных разочарований.

В начале дня стоит выполнить самую важную и самую большую задачу. После этого у вас будет больше мотивации, чтобы выполнять остальные. Если вы знаете, как правильно планировать все дела, то такой успех утром даст огромный импульс энергии и позитивное отношение на весь день.

После выполнения работы обязательно вычеркивайте ее из списка! И обязательно похвалите себя за свою пунктуальность и обязательность. Полностью завершенный список дел будет лучшей наградой для вас в конце дня.

Используйте для планирования календарь, который всегда должен быть в круге вашего внимания. Это может быть бумажный носитель, календарь на рабочем столе или в мобильном телефоне. Главное, чтобы он всегда был у вас под рукой.
Учитесь делегировать свои дела окружающим. Вы не можете успеть сразу и везде, у вас должны быть помощники.
Будьте пунктуальны и ответственны в выполнении поставленных задач, тогда не придется перекладывать их на другие сроки и отдаляться от своей мечты.
Применяйте правило Паретто 20/80, которое говорит, что «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результата»
Не отвлекайтесь от намеченных дел, исключите из поля своего зрения демотиваторы (телевизор, телефон, интернет) до полного завершения работы.

В заключение, для большего понимания, предлагаем посмотреть видео

Дорогие читатели! Мы рассказали Вам о простых способах, как правильно планировать свою деятельность. Сейчас самое время наметить себе цели на предстоящий год и запланировать их выполнение. Надеемся, вам будут полезны эти советы.

Здравствуйте, друзья! С вами Екатерина Калмыкова. Мне, да и наверняка вам, приходилось достаточно часто сталкиваться с ситуациями, когда не успеваете что-то сделать. Завершить обещанный проект, уделить время семье, доделать какие-то запланированные вещи.

Я думаю, это случается, потому что мы не умеем правильно и грамотно организовывать наше время, а ведь это очень важная составляющая нашей жизни.

Сегодня я хотела бы поговорить о том, как планировать день, чтобы все успевать и выполнять задуманные дела именно в то время, в которое вы их и запланировали.

Итак, зачем же нам необходим этот навык? Ведь и так неплохо. Подумаешь, что перенес встречу с друзьями на следующую неделю, а какие-то дела на завтра.

Не успел, ну что ж поделаешь?!

Да нет, все не так просто, как вам кажется, на первый взгляд. Многие люди очень сильно страдают как раз из-за того, что относятся ко времени таким наплевательским образом.

Во-первых, они находятся постоянно в состоянии стресса . Да-да, вроде бы, кажется, что стресс никак не связан с планированием, но это не так! Дело в том, что когда вы что-то постоянно откладываете из-за того, что не успеваете, невыполненные дела превращается в огромный снежный ком, который в итоге наваливается на вас всем своим весом и преследует изо дня в день. Вот как раз этот момент и вызывает стресс.

Во-вторых, неудачи на работе . Если вы постоянно не успеваете выполнить ту или иную рабочую задачу, то это, безусловно, негативно сказывается на вас. Как правило, такие люди редко чего добиваются как на работе, так и в жизни.

В-третьих, проблемы семейного характера . Бывают те, кто не заботится о работе, а бывают — которые ставят ее на первый план, забывая о своей семье и не успевая проводить время с ней. И зачастую на этой почве происходят конфликты и ссоры. Женщине, равно как и мужчине, очень важно внимание и забота.

Чтобы избежать все вышеперечисленные проблемы необходимо просто начать планировать свой день.

Зачем мне нужно планирование

Давайте я поделюсь своими мыслями на этот счет. Я просто убеждена в необходимости планирования своего времени. Считаю, что особенно это актуально для людей, работающих дома. Так как именно дома находится масса отвлекающих моментов, которые мешают сосредоточиться выполнению работы.

Какими инструментами для планирования пользуюсь я? – Да ничего особенного я не использую. Только ежедневник и блокнот. Эти предметы-помощники позволить может каждый. Несмотря на их простоту, они здорово помогают распланировать свое время и следить за выполнением каждого намеченного дела.

Раньше я пренебрегала планированием, но позже поняла свою ошибку. Я просто перестала что-либо успевать, постоянно на что-то отвлекалась, забывала, что накануне я задумывала что-то сделать и т.д. В общем, тратила свое время не по назначению. Время шло - дела висели на мне мертвым грузом, причем с каждым днем их становилась все больше и больше. И я сказала себе: «Стоп! Надо что-то делать с этим».

И тут мне попалась замечательная книга Д.Аллена «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» .

О ней подробно я рассажу в следующей статье. , чтобы не пропустить.

Купить эту книгу вы можете по этой ссылке и вам доставят ее по почте. Получить цифровой вариант книги можно здесь .

Еще я начала вести ежедневник. Обычный бумажный ежедневник мне гораздо удобнее всех электронных эквивалентов. Признаюсь, пробовала много, в том числе и знаменитый Evernote, но это не для меня.

Теперь у меня все под контролем, я стала более продуктивно использовать свое время и успеваю выполнять все намеченные дела. Оказалось – все не так сложно.

Из-за чего так выходит

Наука, которая занимается распределением временных ресурсов называется — . И, как правило, люди, которые хотят научиться этому искусству, обращаются за помощью к специалистам, которые помогают за деньги.

У нас будет проще и бесплатно.

Сначала нужно определить, почему происходит сбой в распределении задач:

Безответственность человека. Ему абсолютно не важно, что он сегодня успеет сделать, а что нет.
Перфекционизм. Когда человек хочет сделать все и сразу, а главное качественно. Уделяя все время и силы одному делу, остальные «зависают».
Переоценка собственных возможностей. Слишком много задач разного плана, с которыми сложно справиться и все успеть.

Это основные причины, которые могут помешать вам жить полной жизнью. А что же нужно, чтобы исправить эту проблему.

Как решить проблему

На самом деле решение очень простое. Для того чтобы вы не уставали на работе и все успевали дома, необходимо проанализировать свое время и его правильно распланировать.

Остановлюсь на этом подробнее.

1.Составьте список дел . Как правило, я занимаюсь этим либо вечером, либо утром следующего дня. Просто перечисляю, что мне необходимо сделать.

2.Сделайте распределение дел . Я ранжирую дела в порядке их важности.

3.Составьте расписание , которое будет соответствовать делам.

Все, ваш день готов!

Я бы добавила еще один важный пункт – это самодисциплина. Ведь без нее даже самое хорошо составленное расписание останется только на бумаге. Нельзя поддаваться своим слабостям, и откладывать дела на потом. Надо четко следовать графику и тогда вы сами заметите как эффективно и продуктивно проходит ваш день.

В выполнении запланированных дел вам могут помочь помимо ежедневника, еще мобильный телефон и компьютер. Например, на мобильнике вы можете создавать разного рода напоминания, что не позволит вам потратить лишнее время на какое-то дело. А если вы постоянно сидите за компьютером или ноутбуком, то можно воспользоваться разнообразными электронными планировщиками (Evernote , Google Task , Todoist , Trello и т.д.)

Хоть это и кажется простым, на деле придерживаться расписание достаточно сложно, поэтому, придумайте себе поощрения. Потом с расписанием будет проще, а в дальнейшем, если захотите, вы сможете совсем от него отказаться, потому что вы научитесь успевать делать запланируемые дела и без него.

Основной вопрос правильного распределения времени заключается в том, что человек не знает, что ему поставить на первый план. Когда вы научитесь это делать, вам станет гораздо проще жить.

Не забывайте планировать свой день таким образом, чтобы всегда оставалось время на свою семью. Ведь именно это главное в жизни!

Теперь вы знаете, как распределить время, чтобы все успеть.

Удачи вам!

С уважением, Екатерина Калмыкова

Здравствуйте, дорогие читатели. Сегодня мы рассмотрим, как научиться планировать свой день. Вы узнаете, как это делать эффективно. Научитесь правильно составлять список своих дел. Вам станет известно, как нужно планировать свой день руководителю.

Способы эффективного планирования времени

Составляйте список необходимых дел. Каждый вечер нужно писать задачи на утро, на день и следующий вечер. Причем распределять их по мере важности. Выполняя поставленные цели, вычеркивать их из списка. Так Вы не только сможете распланировать время, но и будете более пунктуальны, больше успеете.
Нужно максимально эффективно использовать каждую минуту. Если возникают такие ситуации, когда Вы не способны дальше выполнять какое-то дело, например, пропал интернет или отключили свет, то не нужно сидеть, смотря в одну точку и ждать когда все изменится. В этот момент важно посвятить себя другой задаче, но не терять время впустую.
Не нужно давать пустых обещаний и строить планы, которые невыполнимы. Когда человек берет на себя слишком много, он не успевает сделать то, что ему действительно необходимо.
Хронометраж. Человек должен записывать все временные промежутки, которые тратятся на выполнение того или иного задания. После этого в конце дня нужно проводить анализ, чтобы выявить, что забирает больше сил и времени, что отвлекает. Тут важно указывать не только работу, но и другие дела, например, просмотр телевизора.
Нельзя одновременно хвататься за несколько дел. Так Вы только снижаете свою эффективность, не получается достичь нужного результата.
Метод планирования АBC. К категории А относятся самые важные дела, которые необходимо выполнять в первую очередь, они дадут 65% результатов. К категории В — важные дела, который принесут 20% результатов. К категории С — наименее важные, дадут 15%.

Я не раз замечала, что успеваю выполнить значительно больше дел и получаю удовлетворение в конце рабочего дня, когда заранее все планирую. К сожалению, не всегда удается расставить все по часам, но я стремлюсь к этому.

Правильное составление списка дел

Писать его нужно ежедневно, желательно вечером.
Он должен в себя включать не больше, чем семь важных задач. Лучше описывать каждый пункт с деталями, учитывать подробности. Если нужно отправиться в магазин, брать с собой листок со списком покупок, строго ему следовать. Так Вы сможете значительно сэкономить свое время.
Хорошей практикой является уточнение времени, необходимого на затрату выполнения определенного задания.
Список дел должен находиться на виду, постоянно о себе напоминать.
Еще более эффективным является составление списка на неделю. Так Вы сможете распланировать долгосрочные планы.

Ежедневное планирование поможет развить пунктуальность и усидчивость. Вы сможете самосовершенствоваться, Ваша жизнь изменится к лучшему. Так человек научиться расставлять приоритеты, оценивать, что для него составляет наибольшую ценность, ставить цели и достигать их.

Планирование рабочего дня руководителя

Нужно научиться держать под контролем каждый свой день, во всем должна быть дисциплина.
Важно планировать не больше, чем три срочных дела в дневное время суток.
Нужно научиться рационально распределять дела по мере их важности, сложности и срочности.
Необходимо составлять поэтапный план, следуя которому, выполнять свою работу.
В первую очередь, избавляться от мелких, простых дел, на которые уходит не более десяти минут.
Отказываться от занятий, на которые время тратится впустую.
Нужно научиться выделять место на рабочем столе и в кабинете для каждого важного предмета.
Выделять время на развлечения и отдых.

Существует ряд секретов успешного планирования.

Составление дневного распорядка, рациональная оценка рабочего плана.
Тщательный контроль дел, недопустимо одновременное выполнение нескольких поставленных задач. Это снижает эффективность.
Если остаются незавершенные дела с предыдущего дня, начинать работу с них.
Чередовать рабочий процесс и отдых.
Анализировать распланированное время.
Постоянно стремиться к улучшению результатов.

Нужно знать, как правильно составлять план.

Определиться с целью, для которой Вы планируете список дел. План может быть рассчитан на сутки — краткосрочный или же на месяц — долгосрочный.
Распределять сроки выполнения задач. В первую очередь, заниматься срочными делами.
Анализ дел, сокращение списка задач.

Если Вас интересует вопрос, как планировать рабочий день, то можно воспользоваться следующими рекомендациями.

На рабочем столе должен быть безукоризненный порядок, чтобы ничего не мешало и не отвлекало от основной работы. Это же касается и людей, работающих на дому.
Если Вы приобретаете записную книжку, то выбирайте ту, которая даст эстетическое удовольствие.
. Это позволит не спеша собраться на работу, убедиться в том, что ничего не забыто, сделать дела, на которые обычно не хватает времени.
Большое значение уделяется правильному питанию и здоровому сну. Это сильно влияет на работоспособность человека.
Важно прислушиваться к своим биологическим часам. У каждого человека на протяжении суток есть время, когда он наиболее активен, ощущает прилив сил. Именно на этот период нужно планировать самые важные дела.
Важно, чтоб время, потраченное на выполнение какого-то задания, соответствовало конечному результату.
Если возникают какие-то трудности, человек не успевает выполнить то, что запланировал, нужно проанализировать ситуацию, понять, что именно мешает достижению цели, что отвлекает.
Если сами не способны справиться с каким-то заданием, не бойтесь попросить о помощи своих близких или друзей.
Чтобы женщине, которая находится дома по уходу за детьми, было проще успеть приготовить еду, позаниматься с ребенком, убрать по дому, особенно важно уметь все планировать.
Человек должен осознать, что тормозит его работу, что мешает придерживаться строго распорядка, что отвлекает. Это может быть:

нахождение в интернете, посещение форумов, сидение в социальных сетях, игры;
просмотр телевизора;
вредные привычки, которые ко всему прочему, вредят здоровью.

Теперь Вы знаете, как планировать свой день. Человек должен научиться управлять своей пунктуальностью, не поддаваться лени. Чтобы правильно планировать и быть хозяином жизни нужно иметь сильное желание, быть способным работать над собой. Ежедневное планирование дел должно войти в привычку.

Всем привет! Сегодня будем говорить о планировании дня. Зачем оно нужно, как правильно это делать, и какие результаты можно добиться, уделяя планированию всего лишь 5 минут в день.

Мир совершенствуется, появляются новые технологии, придумываются все новые занятия, появляются все больше и больше возможностей, люди ставят перед собой новые цели, а вот время для реализации всего этого оказывается все меньше и меньше. Несмотря на множество гаджетов, которые помогают нам сделать то, что мы задумывали, например, календари, будильники, напоминалки, приложения для телефонов и компьютером, порой мы не видим очевидное. Для эффективного и продуктивного выполнения всего задуманного нам необходимо . Именно это поможет нам воплотить в жизнь наши мечты, задумки, и ничего не забыть.

Как правильно планировать свой день?

По сути, речь идет не только о работе, а о нас как личности. Необходимо спланировать не только часы, когда мы выполняем задания работодателя или домашние дела, но и нужно выделять время для себя, для своего здоровья, для семьи и увлечений. Если мы будем полностью уделять время только работе, что от нас останется, что мы будем из себя представлять? Загнанную лошадь с мешками под глазами? Я уже говорила про то, что люди не пользуются простым и легким способом успеть все и не обидеть себя – это планирование. Все успешные люди пользуются этим инструментом тайм – менеджмента, добиваются успехов и ставят перед собой все новые цели. Я расскажу, как правильно планировать свой рабочий день, чтобы он стал для вас продуктивным, и вы смогли выполнить все задуманное.

Планированием рабочего дня следует заниматься с вечера. Почему? А вам знакома фраза “Сегодня начинается вчера”. Эта высказывание четко определяет один из принципов планирования. Конечно, начать день с составления списка дел не плохо, тогда же вы бодры, с чистыми мыслями. Но все-таки утром стоит только корректировать, что-то менять, что то добавлять или удалять. Возьмите за привычку, каждый день после проведенного дня планировать свой следующий день. Это будет вашим вечерним ритуалом.

Как составить расписание дел на день?

Возьмите ручку с листочком и напишите список задач, которые вы планируете выполнить следующим днем. Очень важно не нагружать себя сполна, смотрите реально на ситуацию, помните, что вы не робот и сразу всех дел не переделать. Уделяйте внимание всем сферам своей жизни. Помимо рабочего расписания, обязательно включите планы в сфере отдыха (поход в кино, чтение, прогулка), здоровья (тренажерный зал, пробежка), хобби, семейного время, саморазвития. Тем самым, вы заботитесь о себе, что очень важно осознавать.
Следующий шаг, который вам нужно сделать, это проставить время, которое требуется для выполнения поставленных задач. Пишите примерное время, но старайтесь все-таки укладываться в реальные рамки.
Затем расставьте . Определите и запишите самые важные и срочные дела, которые необходимо сделать в течение дня, потом важные и не срочные, потом срочные необязательные, потом не срочные необязательные. Для чего это нужно? Во-первых, для того, чтобы решить самые обязательные задачи. Во-вторых, чтобы на их выполнение хватило время. Например, у вас список дел состоит из 20 задач, каждому из них необходимо уделить по часу. Двадцать часов в сутки на реализацию планов выделить просто невозможно. Продумайте, какие дела можно оставить и перенести на следующий день, а какие не могут ждать. Если возможно, какие-либо задачи поручите другому человеку.
Привяжите каждое дело ко времени суток, то есть, в какие часы вы будете выполнять поставленные задачи. Старайтесь сделать их как можно раньше, если это возможно, тогда у вас останется дополнительное время, которое вы можете потратить на свое усмотрение. Если между важными, срочными делами образовался длительный промежуток времени, используйте его максимально продуктивно и заполните его выполнением не срочных важных дел.
Когда расписание дел будет готово, можно приступать к выполнению намеченных целей. В течение дня старайтесь не отвлекаться на посторонние и не запланированные действия. По мере выполнения задач обязательно сверяйте свои действия, чтобы не приняться за ненужные дела. Для удобной работы вычеркивайте задачи, которые вы успешно сделайте, ставьте галочки, обводите в кружочки, в общем, делайте понятные вам обозначения.
В конце дня обязательно проанализируйте свой день. Отметьте, какие задачи сделаны успешно, какие будут перенесены на следующий день, а какие стоит убрать навсегда из вашего расписания.
И последнее, награждайте себя за эффективно проделанную работу. Как вы будете это делать, зависит от ваших желаний и возможностей. Любая приятная мелочь способна с подвигнуть вас на свершения новых задач.

Уделяйте всего 5 минут каждый день на планирование дня, и вы с каждым разом будете все ближе к своей конечной цели. Планирование, как инструмент тайм – менеджмента, привел к успеху огромное количество людей. И вы достойны большего. Все в ваших руках!

Попробуйте прямо сейчас написать примерный список дел на следующий день и вы уже скоро оцените преимущество планирования задач, оцените продуктивность и эффективность прошедшего дня.

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

Зачем планировать свой рабочий день;
Кому это необходимо;
Как правильно планировать рабочий день.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило . Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

Расстановку приоритетов.
Выбор важных задач.
Поиск лучших путей их решения.
Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены . Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители . Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра . Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

Квадрат А — Срочные и важные дела.
Квадрат В — несрочные и важные дела.
Квадрат С — срочные и неважные дела.
Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

Начало рабочего дня.
Основной рабочий процесс.
Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.